Bedingungen und Informationen zur Nutzung des Videokonferenzsystems „Jitsi Meet“ für Behörden der unmittelbaren Landesverwaltung von Rheinland-Pfalz sowie externe Konferenzteilnehmende mit eingeschränkten Nutzungsmöglichkeiten.
1. Nutzungsbedingungen und allgemeine Informationen zur Nutzung
1.1 Regelungsgegenstand
Diese Bedingungen und Informationen zur Nutzung beziehen sich auf das Videokonferenzsystem (nachfolgend: VKS) „Jitsi Meet“ des Landes Rheinland-Pfalz. Dieses besteht aus zwei Systemen, die für die Landes-interne Kommunikation bzw. zur Kommunikation mit Externen bereitgestellt werden und unter https://start.jitsi.rlp (Landes-intern) bzw. https://meet.jitsi.rlp.de erreichbar sind. (Videokonferenzen mit Externen können Landes-intern über eine Konferenzverwaltung geplant und zur Verfügung gestellt.)
Das VKS „Jitsi Meet“ des Landes Rheinland-Pfalz wurde im Auftrag des Ministeriums für Arbeit, Soziales, Transformation und Digitalisierung Rheinland-Pfalz (nachfolgend: MASTD) vom Landesbetrieb Daten und Information Rheinland-Pfalz (nachfolgend: LDI) als Videokonferenz-Lösung im Rechenzentrum des LDI aufgebaut.
Das Angebot und die Nutzungsbedingungen richten sich an die jeweils nutzende Organisationseinheit mit deren festgelegter Anzahl von Nutzenden von Beschäftigten der Behörden, die mit einem registrierten, eingetragenen Zugang auf die Ressourcen des VKS „Jitsi Meet“ zugreifen dürfen. Darüber hinaus müssen neben der/m jeweiligen Konferenzveranstaltenden und weiteren teilnehmenden Beschäftigten auch externe Konferenzteilnehmende diesen Nutzungsbedingungen vor Durchführung der Videokonferenz zustimmen. Ggfs. unterliegt die Teilnahme an einer Videokonferenz zudem weiteren besonderen Bestimmungen, welche nutzende Behörden als Konferenzveranstaltender/nutzende Organisationseinheit festgelegt haben und welche zusätzlich von den Konferenzteilnehmenden zu beachten sind. Hierfür ist die jeweilige nutzende Organisationseinheit verantwortlich.
Die Server des Systems werden im gesicherten Rechenzentrum des LDI betrieben. Das VKS ist aktuell (Stand Januar 2025) nicht für das Teilen von Verschlusssachen (VS-NFD und höher) nach der Verschlusssachenanweisung für das Land Rheinland-Pfalz freigegeben. Der/die Konferenzveranstaltende bzw. die jeweils nutzende
Organisationseinheit muss bei der Planung einer Videokonferenz deren Sicherheitsaspekte bewerten und entscheiden, ob das VKS „Jitsi Meet“ den Anforderungen genügt.
1.2 Nutzungsbedingungen
- Das VKS „Jitsi Meet“ des Landes Rheinland-Pfalz darf nur für dienstliche Zwecke genutzt werden. Eine Nutzung zu privaten Zwecken ist unzulässig.
- Das VKS „Jitsi Meet“ des Landes Rheinland-Pfalz darf nicht missbräuchlich benutzt werden. Die Übermittlung von Informationen mit rechts- oder sittenwidrigen Inhalten oder von Hinweisen auf solche Informationen ist nicht erlaubt. Dazu zählen vor allem Informationen, die im Sinne der §§ 130, 130a und 131 StGB der Volksverhetzung dienen, zu Straftaten anleiten oder Gewalt verherrlichen oder verharmlosen, sexuell anstößig sind, im Sinne des § 184 StGB pornografisch sind oder geeignet sind, Kinder oder Jugendliche sittlich schwer zu gefährden oder in ihrem Wohl zu beeinträchtigen.
- Die Nutzung des VKS „Jitsi Meet“ des Landes Rheinland-Pfalz erfolgt über eine verschlüsselte Kommunikation und erfordert besondere Zugangsdaten für jeden Teilnehmenden. Die Zugangsdaten zum VKS „Jitsi Meet“ des Landes Rheinland-Pfalz sind vor unberechtigtem Zugriff zu schützen und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Weitergehende Bestimmungen der Authentisierungsrichtlinien der jeweils nutzenden Organisationseinheiten sind zu beachten.
- Die Nutzung des VKS „Jitsi Meet“ des Landes Rheinland-Pfalz ist ohne den Download und unabhängig von der Installation einer App oder von zusätzlichen Software-Komponenten über eine Browserlösung zugänglich. Beim Einsatz der App sind die jeweils geltenden einschlägigen Bestimmungen der nutzenden Organisationseinheit zu beachten.
- Die Nutzung der Umgebung ist grundsätzlich kostenlos, die vom Endanwender gewählte Einwahlmöglichkeit geht zu seinen Kostenlasten.
- Der Zugriff von Rechnern von Dritten, wie z. B. Rechner in Internetcafés, ist unzulässig.
- Der LDI kann im Auftrag des MASTD den Zugang zum VKS „Jitsi Meet“ des Landes Rheinland-Pfalz zeitweise in Teilen oder gänzlich sperren oder Ihre Nutzungsberechtigung dauerhaft beenden, wenn das System mit Ihrer Kennung und Ihrem Passwort, sei es durch Sie oder durch einen Dritten, unter Verletzung dieser Nutzungsbedingungen oder in anderer Weise zum Nachteil des Landes genutzt wird.
- Aufzeichnungen von Konferenzen sind systemseitig deaktiviert und grundsätzlich nicht erlaubt.
- Das Erstellen von persistenten Kopien des Bildschirminhalts (z. B. durch Anfertigen von Screenshots, Ausdrucken, Fotografien) ist unzulässig.
1.2 Haftungsausschluss und Höhere Gewalt
Die Nutzung des VKS des Landes“ Rheinland-Pfalz verantwortet die das VKS verwendende Behörde. Eine Haftung des Landes Rheinland-Pfalz, vertreten durch das MASTD bzw. den LDI ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen. Im Übrigen ist die Haftung, soweit gesetzlich zulässig und ohne Einschluss von Ansprüchen aus vorsätzlichem Handeln sowie aus Verletzung des Lebens, des Körpers und der Gesundheit, im Einzelfall auf einen Höchstbetrag von € 50.000,00 beschränkt. Zudem sind Ansprüche im Übrigen, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen, wenn sie nicht unverzüglich, spätestens aber drei Monate nach Bekanntwerden oder anzunehmenden Kennenmüssen, schriftlich geltend gemacht werden. Hilfsweise verjähren Ansprüche, soweit gesetzlich zulässig, 18 Monate nach Beginn einer etwaigen gesetzlichen Frist. Dies umfasst keine Ansprüche aus vorsätzlichem Handeln.
2. Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gem. Art. 13 DSGVO
2.1 Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Ministerium für Arbeit, Soziales, Transformation und Digitalisierung Rheinland-Pfalz (MASTD)
Bauhofstr. 9
55116 Mainz
dieses vertreten durch den Landesbetrieb Daten und Information Rheinland-Pfalz (LDI)
Valenciaplatz 6
55118 Mainz
Telefon: +49 6131 605-0
Telefax: +49 6131 605-159
https://ldi.rlp.de
2.2 Behördliche*r Datenschutzbeauftragte*r
Behördlicher Datenschutzbeauftragter des MASTD ist:
Meret Lobenstein
Bauhofstr. 9
55116 Mainz
E-Mail: datenschutz(at)mastd.rlp.de
Behördlicher Datenschutzbeauftragter des LDI ist:
Carsten Klotzsch
Valenciaplatz 6
55118 Mainz
E-Mail: datenschutzbeauftragte(at)ldi.rlp.de
2.3 Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten
Zweck der Datenverarbeitung ist der Betrieb des VKS des Landes Rheinland-Pfalz für Behörden der Landesverwaltung von Rheinland-Pfalz sowie externer Konferenzteilnehmender zur Erfüllung dienstlicher Aufgaben.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist, soweit keine bereichsspezifische Rechtsgrundlage der jeweiligen Verwaltung für die Aufgabenerfüllung vorliegt:
- § 3 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz (LDSG RP) sowie ggfs. weitere spezialgesetzliche Normen der nutzenden Organisationseinheit der/s Konferenzveranstaltenden.
- Standorte der Jitsi Meet Rechenzentren: Die Daten werden in den Rechenzentren des LDI in Mainz gespeichert.
2.4 Personenbezogene Daten und Dauer ihrer Speicherung
Bei der Registrierung werden von jeder Benutzerin und jedem Benutzer des Systems folgende personenbezogenen Daten erhoben:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse (inkl. Behörde)
Die Daten der Teilnehmenden (Email, Benutzername, Chat) werden nur während der eigentlichen VK Sitzung vorgehalten. Mit dem beenden der VK werden diese Daten gelöscht. Der Auftragsverarbeiter erhält Zugriff auf die oben genannten personenbezogenen Daten der Dienstnutzer*innen. Der Verantwortliche erlaubt dem Auftragsverarbeiter darüber hinaus folgende personenbezogene Daten der Dienstnutzer*innen zu erheben: - Konferenzinformationen (Titel, Datum, Uhrzeit, Anzahl Meetings, Anzahl Teilnehmender, Gastgebername, Bildschirmauflösung,) Im Rahmen der Bereitstellung der Jitsi Meet Konferenzlösung werden vom Auftragsverarbeiter insbesondere personenbezogene Daten im Rahmen von - Beauftragung und Bereitstellung von Jitsi Meet Konferenzlösungen - Hosting von Jitsi Meet Konferenzlösungen - Verwaltung von Konferenzen und Teilnehmerdaten (z.B. Speichern von Teilnehmerdaten, Verwalten von Einladungen) - Bereitstellung von Reportings verarbeitet.
Personenbezogene Daten von Dienstnutzer*innen werden nur so lange gespeichert, wie sie zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Meldet sich eine Benutzerin oder ein Benutzer beim LDI ab oder widerruft die Einwilligung, werden die Daten gelöscht. Wird der Vertrag mit dem Auftragsverarbeiter beendet, löscht dieser sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, innerhalb von 60 Tagen. 2.5 Betroffenenrechte Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte: Recht, die gegebene Einwilligung zu widerrufen. Wenden Sie sich hierzu formlos an die verantwortliche Stelle. - Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO). - Recht auf Berichtigung, soweit sie betreffende Daten unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DSGVO). - Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 17 DSGVO zutrifft. Art. 17 Abs. 3 DSGVO enthält Ausnahmen vom Recht auf Löschung zur Ausübung der Meinungs- und Informationsfreiheit, zur Erfüllung rechtlicher Speicherpflichten, aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit, für öffentliche Archivzwecke, wissenschaftliche, historische und statistische Zwecke sowie zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen. - Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, insbesondere soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit, wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, die betroffene Person aber statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung verlangt, wenn die Daten zur Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen oder zur Verteidigung gegen solche benötigt werden und deshalb nicht gelöscht werden können, oder wenn bei einem Widerspruch nach Art. 21 DSGVO noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Art. 18 DSGVO). - Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten aus persönlichen Gründen, soweit kein zwingendes öffentliches Interesse an der Verarbeitung besteht, welches die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegt oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO) dient.
2.6 Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (LfDI), wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.
Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
poststelle@datenschutz.rlp.de
https://www.datenschutz.rlp.de/